Fabricante, importador o distribuidor: un error de rol puede cambiar toda la responsabilidad

Todavía encuentro empresas que no tienen claro cuál es su posición jurídica dentro de la cadena de suministro.

Algunas se consideran simples distribuidoras porque compran un producto ya terminado. Otras creen que son importadoras únicamente porque reciben mercancía de fuera de la Unión Europea. Sin embargo, el nombre que utiliza internamente la empresa no determina su responsabilidad.

Lo que importa es qué hace realmente con el producto y cómo lo comercializa.

El fabricante no siempre es quien fabrica físicamente

Una empresa puede ser considerada fabricante aunque no tenga ninguna fábrica.

Esto ocurre, por ejemplo, cuando comercializa un producto con su propio nombre o marca. Si una empresa europea compra un producto fabricado en China y lo vende bajo su marca, puede asumir las obligaciones legales del fabricante.

En ese caso, ya no puede limitarse a decir que el producto fue diseñado y producido por un proveedor externo. Debe poder demostrar que:

• El producto ha sido evaluado correctamente.
• Existe documentación técnica suficiente.
• Se han identificado y controlado sus riesgos.
• El etiquetado y las advertencias son adecuados.
• Puede realizarse su trazabilidad.
• Existen procedimientos para actuar ante accidentes o reclamaciones.

La marca propia no es únicamente una decisión comercial. También puede modificar el rol jurídico de la empresa.

El importador debe comprobar, no solo recibir documentos

El importador es la empresa establecida en la Unión Europea que introduce en el mercado un producto procedente de un tercer país.

Su función no consiste simplemente en transportar, almacenar y vender.

Antes de comercializar el producto, debe comprobar que el fabricante ha cumplido sus obligaciones y que el producto reúne los requisitos aplicables.

Uno de los errores más frecuentes es aceptar un certificado o un informe de ensayo sin verificar:

• Si corresponde exactamente al producto vendido.
• Si el modelo, los componentes y los materiales coinciden.
• Si la norma utilizada sigue siendo aplicable.
• Si las fotografías y referencias son correctas.
• Si el producto recibido es idéntico a la muestra ensayada.

El importador no tiene que repetir necesariamente todo el trabajo del fabricante, pero sí debe realizar comprobaciones razonables y conservar evidencias de ellas.

El distribuidor también tiene obligaciones

El distribuidor compra productos que ya han sido introducidos en el mercado europeo y los pone a disposición de otros distribuidores o consumidores.

Aunque sus obligaciones son diferentes, tampoco puede actuar como un simple intermediario sin responsabilidad.

Debe comprobar, entre otras cuestiones, que el producto:

• Está correctamente identificado.
• Incluye los datos de los operadores responsables.
• Lleva las instrucciones y advertencias necesarias.
• Presenta el marcado exigible.
• No muestra indicios evidentes de inseguridad o incumplimiento.

Además, si recibe una reclamación grave o detecta un posible riesgo, debe comunicarlo y colaborar en las medidas correctoras.

Una misma empresa puede tener varios roles

Este es otro punto que suele generar confusión.

Una empresa puede ser distribuidora para algunos productos, importadora para otros y fabricante para los que comercializa con marca propia.

Por ello, no basta con definir a la empresa de forma general. El análisis debe realizarse producto por producto y operación por operación.

También puede cambiar el rol cuando la empresa modifica un producto, altera una característica relevante, cambia su uso previsto o lo comercializa bajo una nueva identidad.

Conclusión

Identificar incorrectamente el rol de una empresa puede provocar que no se prepare la documentación necesaria, no se realicen los controles adecuados o no se actúe correctamente ante una autoridad.

La pregunta no debería ser únicamente: «¿Quién fabricó físicamente el producto?».

La pregunta correcta es:

¿Quién lo introduce en el mercado, bajo qué nombre se comercializa y qué control ejerce cada empresa sobre el producto?

Responder correctamente antes de empezar a vender puede evitar muchos problemas después.